Załatwianie spraw

Sprawę można załatwić:
- osobiście w sekretariacie Teatru
- listownie na adres: Teatr Polski we Wrocławiu, ul. G. Zapolskiej 3, 50-032 Wrocław
- elektronicznie poprzez e-mail: sekretariat@teatrpolski.wroc.pl
- elektronicznie poprzez ePUAP: /TPWroclaw/SkrytkaESP
- elektronicznie poprzez adres do e-doręczeń: AE:PL-10279-99615-DCUFI-19
  
  W każdym wypadku należy stosować formę załatwienia najbardziej celową i najprostszą.
  Sekretariat Teatru jest czynny pn-pt w godzinach 7-15.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeżeli zachodzi potrzeba, sporządza się notatkę służbową, podając datę i sposób załatwienia oraz nazwisko strony zainteresowanej. Notatkę podpisuje czytelnie prowadzący sprawę i archiwizuje sekretariat.
Jeżeli wpływające pismo dotyczy jednej sprawy, Dyrektor lub jego Z-cy (w zależności od tematyki pisma, zgodnie z kompetencjami), kierują je do odpowiedniej komórki organizacyjnej Teatru, która jest odpowiedzialna za przygotowanie odpowiedzi, wyznaczając termin przygotowania dokumentu zwrotnego. Oryginał otrzymanego pisma wraz z odpowiedzią, przekazuje się do archiwizacji we właściwej k/o.
Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwóch lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, Dyrektor lub jego Z-cy (w zależności od tematyki pisma, zgodnie z kompetencjami), kierują je do właściwych komórek organizacyjnych Teatru, wyznaczając termin oraz Pracownika odpowiedzialnego za przygotowanie ostatecznego projektu dokumentu. Następnie sekretariat osobiście bądź poprzez pocztę e-mail przekazuje kopię pisma do wskazanych osób z informacją, kto odpowiada za finalny dokument. Oryginał otrzymanego pisma wraz z odpowiedzią, przekazuje się do archiwizacji do k/o, której sprawa dotyczyła w przeważającej części.
Wszystkie sprawy powinny być załatwiane terminowo. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, Pracownik odpowiedzialny za przygotowanie odpowiedzi zwrotnej powinien – na drodze bezpośredniego porozumienia, podając powód uniemożliwiający załatwienie sprawy w określonym czasie, uzyskać zgodę Dyrekcji na przesunięcie terminu.
Przy załatwianiu spraw pisemnych, Pracownicy kierują się następującymi zasadami:
- otrzymane pismo zostaje wprowadzone na dziennik pism przychodzących, odpowiedź do interesanta zostaje wpisana w rejestr pism wychodzących Teatru;
- jeżeli odpowiedź zostanie przygotowana do podpisu Dyrekcji, należy podać datę i znak pisma przychodzącego, którego odpowiedź dotyczy, zgodnie z obowiązującą w Teatrze Instrukcją Kancelaryjną;
- jeżeli odpowiedź jest zamieszczana w treści wiadomości e-mail nie nadaje się znaku sprawy;
- pismo powinno zostać zwięźle napisane, załatwiać sprawę wyczerpująco, w lewym dolnym rogu zawierać informację kto prowadzi sprawę;
- adresata należy umieścić w nagłówku;
- jeśli pismo przeznaczone jest dla większej liczby odbiorców, to w nagłówku zamiast adresata umieszcza się zwrot „ wg rozdzielnika” podając wszystkich odbiorców pod tekstem pisma z lewej strony;
- sposób przekazania odpowiedzi jest zgodny z oczekiwaniem interesanta;

Informacje o stroniePierwsza publikacja: 20.11.2024, 12:01 AdministratorOstatnia zmiana: 20.11.2024, 12:03 Administrator

Wyświetl historię zmian

Operacja	Data	Opis	Autor
Aktualizacja	20.11.2024, 12:03	Zaktualizowano: tytuł, treść, ścieżkę, , metatagi	Administrator
Utworzenie	20.11.2024, 12:01		Administrator